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Da settembre in poi, nelle aziende, torna una domanda che si ripete ognianno: la riunione periodica sulla sicurezza l’abbiamo fatta? Spesso la rispostaè che si era programmata a primavera, poi è slittata, poi è arrivata l’estate eadesso mancano tre mesi alla fine dell’anno. È il momento giusto per rimetterlain calendario, perché l’articolo 35 del decreto legislativo 81/2008 la richiedealmeno una volta all’anno e la sua omissione è uno dei rilievi più semplici damuovere in sede di verifica.

Questo articolo spiega chi è obbligato, chi deve partecipare, che cosa vamesso all’ordine del giorno, come si scrive un verbale che regga a un controlloe quali errori conviene evitare. È pensato per datori di lavoro, RSPP e ufficidel personale, con attenzione alle realtà produttive del territorio veronese.

Che cosa prevede l’articolo 35 del decretolegislativo 81/2008

Il testo è breve e merita di essere letto per quello che dice, perchébuona parte degli equivoci nasce da letture approssimative.

Il comma 1 stabilisce che nelle aziende e nelle unità produttive cheoccupano più di quindici lavoratori il datore di lavoro, direttamente o tramiteil servizio di prevenzione e protezione dai rischi, indice almeno una voltaall’anno una riunione cui partecipano il datore di lavoro o un suorappresentante, il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dairischi, il medico competente ove nominato e il rappresentante dei lavoratoriper la sicurezza.

Il comma 2 indica che cosa il datore di lavoro sottopone all’esame deipartecipanti: il documento di valutazione dei rischi, l’andamento degliinfortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria, icriteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi diprotezione individuale, i programmi di informazione e formazione di dirigenti,preposti e lavoratori. Su ciascuno di questi quattro punti si torna più avanti.

Il comma 3 aggiunge che nel corso della riunione possono essereindividuati codici di comportamento e buone prassi, nonché obiettivi dimiglioramento della sicurezza complessiva sulla base delle linee guida per unsistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro.

Il comma 4 prevede che la riunione abbia luogo anche in occasione dieventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio,compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie che hannoriflessi sulla sicurezza e salute dei lavoratori. Lo stesso comma stabiliscepoi che, nelle ipotesi di cui al presente articolo, nelle unità produttive cheoccupano fino a quindici lavoratori è facoltà del rappresentante dei lavoratoriper la sicurezza chiedere la convocazione di un’apposita riunione. L’incisoiniziale conta: la facoltà del rappresentante è circoscritta ai casicontemplati dall’articolo 35, non è un potere di convocazione libero.

Il comma 5 chiude con l’obbligo del verbale: della riunione deve essereredatto un verbale che è a disposizione dei partecipanti per la suaconsultazione.

Chi è obbligato: la soglia dei quindici lavoratori

Due parole vanno pesate. La soglia è “più di quindicilavoratori”, non “almeno quindici”: un’unità produttiva conesattamente quindici lavoratori non rientra nell’obbligo di convocazioneannuale. E la norma si riferisce alle aziende e alle unità produttive.Un’impresa con più sedi fa bene a ragionare sede per sede, quando i singolistabilimenti sono unità produttive vere e proprie, cioè dotati di autonomiafinanziaria e tecnico-funzionale secondo la definizione dell’articolo 2, comma1, lettera t). Tenere un’unica riunione centrale per tutto il gruppo, senzaarticolazione per sito, è fragile quando rischi e andamento infortunisticodifferiscono sensibilmente tra le sedi.

Il conteggio segue la definizione di lavoratore dell’articolo 2, piùampia di quella di dipendente, che comprende per esempio soci lavoratori eassociati in partecipazione. L’articolo 4 detta i criteri di computo ed è unanorma di esclusione: elenca le categorie che non si computano, tra cuicollaboratori familiari, tirocinanti, allievi, sostituti di lavoratori condiritto alla conservazione del posto, volontari e lavoratori in prova. Prevedepoi regole particolari per somministrati e part-time, computati sulle oreeffettivamente prestate in un semestre, per le attività stagionali e per ilsettore agricolo: regole che per il vitivinicolo e l’agroalimentare veronesicontano parecchio. Sbagliare il conteggio significa sbagliare l’obbligo.

Fino a quindici lavoratori la riunione non è obbligatoria su baseannuale, ma il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza può chiederne laconvocazione nelle ipotesi previste dalla norma. Molte piccole imprese laorganizzano comunque: è un’occasione strutturata per mettere allo stesso tavolochi si occupa di sicurezza, e non costa quasi nulla.

Quando va fatta: la questione della periodicità

La norma dice “almeno una volta all’anno” e non indica una datafissa, e questo genera due interpretazioni ricorrenti. La prima è che bastifarne una per anno solare. La seconda è che debbano passare al massimo dodicimesi tra una riunione e la successiva. Sul punto non risultano interpelli dellaCommissione per gli interpelli né circolari dell’Ispettorato nazionale dellavoro, quindi non esiste un’interpretazione ufficiale. La scelta prudente, sulpiano organizzativo, è la seconda: una riunione tenuta a gennaio del primo annoe a dicembre del secondo formalmente rispetta il criterio dell’anno solare malascia scoperto un intervallo di ventitré mesi, difficile da difendere davantia un organo di vigilanza.

L’indicazione pratica è fissare la riunione in un periodo stabile emantenerlo. Molte aziende scelgono l’autunno, perché a quel punto i datiinfortunistici dell’anno sono quasi completi, la sorveglianza sanitaria haprodotto il suo bilancio e si è ancora in tempo per programmare formazione einvestimenti dell’anno successivo. Altre scelgono l’inizio dell’anno. Entrambefunzionano, purché la cadenza resti regolare.

Alla riunione ordinaria si aggiungono quelle straordinarie previste dalcomma 4, che scattano quando cambiano in modo significativo le condizioni diesposizione al rischio: una nuova linea produttiva, il trasferimento in unnuovo stabilimento, l’avvio di una lavorazione con agenti chimici prima nonpresenti, una tecnologia che modifica le mansioni.

Chi deve partecipare, e cosa fare se qualcuno manca

I partecipanti indicati dalla norma sono quattro.

Il datore di lavoro o un suo rappresentante. La norma non fissa requisitiper il rappresentante, ma conviene che sia una figura in grado di assumereimpegni: se al tavolo siede qualcuno che deve chiedere autorizzazioni per ognidecisione, la riunione si svuota di significato.

Il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, che porta idati e istruisce le decisioni. Dove il datore di lavoro svolge direttamentequei compiti, le due posizioni coincidono.

Il medico competente, ove nominato. La formula “ove nominato”significa che se in azienda non c’è obbligo di sorveglianza sanitaria e quindinon è stato nominato un medico competente, la riunione si tiene comunque senzadi lui. Dove invece il medico competente c’è, la sua presenza è partedell’adempimento, non un optional. Un chiarimento utile per le realtà piùstrutturate arriva dall’interpello n. 1 del 2022 della Commissione per gliinterpelli: dove sono stati nominati più medici competenti con un medico coordinatore,alla riunione vanno invitati tutti i medici competenti nominati e non il solocoordinatore.

Il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. Se in azienda non èstato eletto o designato e opera un rappresentante territoriale, va coinvoltosecondo le modalità previste.

Il problema pratico più frequente riguarda le assenze. Se un partecipantenon si presenta la riunione può tenersi comunque, ma nel verbale vanno annotatila convocazione, la data di invio, il destinatario assente e la motivazione secomunicata: una riunione tenuta senza traccia della convocazione degli assentiè molto più difficile da difendere. L’articolo 35 non prescrive forma némodalità della convocazione, ma sul piano probatorio conviene farla periscritto e con un mezzo che lasci traccia, cioè posta elettronica con conferma,protocollo interno o firma per ricevuta. Il passaparola non è documentabile.

Si può fare in videoconferenza?

La norma non dice nulla sulle modalità di svolgimento: non prescrive lapresenza fisica e non la vieta. L’orientamento interpretativo prevalente,diffusosi dopo il 2020, considera ammissibile la videoconferenza purché sianogarantite le condizioni sostanziali, cioè identificazione certa deipartecipanti, possibilità per tutti di intervenire e di visionare i documenti,e redazione del verbale con le stesse garanzie della riunione in presenza. Sitratta di una lettura interpretativa e non di una previsione esplicita dilegge, quindi conviene documentare bene le modalità adottate.

Un’osservazione di metodo: la riunione funziona meglio in presenza,soprattutto quando si discute l’andamento infortunistico o si decide suinvestimenti. La videoconferenza è ragionevole per gruppi multisede o per farpartecipare un medico competente che opera su più aziende, non un modo perliquidare l’adempimento in venti minuti.

Cosa mettere all’ordine del giorno

I quattro punti del comma 2 sono obbligatori e nessuno può esseresaltato. Vale la pena vedere che cosa significa trattarli davvero.

Il documento di valutazione dei rischi

Non basta dichiarare che il documento esiste ed è aggiornato. Il punto èverificare se nell’anno sono intervenuti fatti che ne impongono la revisione:nuove lavorazioni, nuove attrezzature, modifiche dei layout, nuove mansioni,infortuni significativi, esiti della sorveglianza sanitaria che segnalanocriticità. Il verbale dovrebbe darne conto e, se serve aggiornare, indicarlocome azione con un termine.

L’andamento degli infortuni, delle malattieprofessionali e della sorveglianza sanitaria

Qui servono numeri, non aggettivi. Quanti infortuni nell’anno, con qualigiornate perse, in quali reparti, con quali dinamiche ricorrenti. Quantemalattie professionali denunciate e quante riconosciute. Quante visite, conquanti giudizi di idoneità piena, con limitazioni, con prescrizioni, e quanteinidoneità.

Sui dati sanitari il riferimento è l’articolo 25, comma 1, lettera i) deldecreto legislativo 81/2008: il medico competente comunica per iscritto, inoccasione delle riunioni di cui all’articolo 35, i risultati anonimi collettividella sorveglianza sanitaria e fornisce indicazioni sul loro significato aifini dell’attuazione delle misure di tutela. Due parole contano: per iscritto,quindi non basta un intervento a voce, e indicazioni, quindi il medico nonconsegna solo numeri ma ne spiega la lettura. Al tavolo arrivano aggregati etendenze, mai nominativi né diagnosi: capita di vedere verbali con riferimentiche permettono di risalire alla singola persona, ed è un errore che espone sulpiano della protezione dei dati. L’inadempimento è sanzionato a carico delmedico competente dall’articolo 58.

Da quest’anno è ragionevole portare qui anche i dati sui mancatiinfortuni. L’articolo 15 del decreto-legge 159/2025, convertito dalla legge198/2025, ha introdotto un quadro normativo sull’identificazione, iltracciamento e l’analisi dei mancati infortuni per le imprese con più diquindici dipendenti, con linee guida ministeriali attese: il termine dei seimesi è scaduto il 30 aprile 2026 e alla data di questo articolo non risultanopubblicate. La soglia numerica è la stessa dell’articolo 35, anche se l’articolo15 parla di imprese e di dipendenti mentre l’articolo 35 parla di aziende eunità produttive e di lavoratori come definiti dall’articolo 2.

I dispositivi di protezione individuale

Il comma 2 chiede di esaminare criteri di scelta, caratteristichetecniche ed efficacia dei dispositivi. In concreto: se quelli in uso sonoancora adeguati ai rischi valutati, se i lavoratori li usano davvero, se cisono state segnalazioni di scomodità o inefficacia, se scorte e sostituzionisono gestite, se la formazione all’uso è stata fatta.

La gerarchia delle misure mette le protezioni collettive prima di quelleindividuali: è un principio che discende dagli articoli 15 e 75 del decretolegislativo 81/2008, secondo cui i dispositivi individuali si usano quando irischi non possono essere evitati o sufficientemente ridotti da misure tecnichee da mezzi di protezione collettiva. Nello specifico dei lavori in quota,l’articolo 5 del decreto-legge 159/2025 ha riscritto l’articolo 115 del TestoUnico, affermando in modo esplicito la priorità dei sistemi di protezionecollettiva e indicando in via prioritaria parapetti e reti di sicurezza. Se inun reparto si discute da anni di quale dispositivo individuale adottare, ladomanda giusta in riunione è se non esista una soluzione collettiva che eliminiil problema a monte.

I programmi di informazione e formazione

Vanno esaminati i programmi rivolti a dirigenti, preposti e lavoratori:bilancio della formazione svolta nell’anno, scadenze di aggiornamento inarrivo, verifica della formazione dei neoassunti e di chi ha cambiato mansione,piano per l’anno successivo.

Il quadro si è mosso parecchio. L’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile2025, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 24 maggio 2025, ha chiuso il periodotransitorio di dodici mesi il 24 maggio 2026, quindi il nuovo regime èpienamente applicabile. Il decreto-legge 159/2025 ha poi modificato l’articolo37 del Testo Unico su due fronti: le competenze acquisite con la formazionevanno registrate nel fascicolo elettronico del lavoratore e nel fascicolosociale e lavorativo del cittadino, e di quel contenuto gli organi di vigilanzatengono conto ai fini della verifica degli obblighi; per le imprese cheoccupano meno di quindici lavoratori è la contrattazione collettiva nazionale adisciplinare le modalità dell’aggiornamento periodico, nel rispetto delprincipio di proporzionalità.

Come si scrive un verbale che regge

Il comma 5 impone il verbale e ne stabilisce la funzione: deve essere adisposizione dei partecipanti. La norma non prescrive un modello, ma un verbaleutile contiene almeno questi elementi.

L’intestazione con ragione sociale, unità produttiva, indirizzo, data,ora di inizio e di fine e modalità di svolgimento.

L’elenco dei presenti con nome, ruolo e firma, e quello degli assenti conl’indicazione della convocazione inviata e della data.

La trattazione distinta dei quattro punti del comma 2, ciascuno con uncontenuto sostanziale. È il punto su cui l’articolo 55 aggancia la sanzioneamministrativa, quindi non è un dettaglio formale: un verbale in cui i quattropunti sono liquidati con una riga ciascuna è formalmente completo esostanzialmente inutile.

Le eventuali osservazioni del rappresentante dei lavoratori per lasicurezza, riportate fedelmente anche quando sono critiche. Un verbale in cuiil rappresentante non dice mai nulla è poco credibile.

Le decisioni assunte, tradotte in azioni con un responsabile e untermine. È l’elemento che distingue una riunione vera da un adempimento difacciata, e in caso di contenzioso dimostra che l’azienda ha reagito aiproblemi rilevati.

La verifica dello stato delle azioni decise nella riunione precedente:non è richiesta dalla norma, ma dà continuità al sistema.

Il verbale va conservato con la documentazione della sicurezza e resoeffettivamente consultabile dai partecipanti. Tenerlo in un cassetto chiuso achiave nell’ufficio del datore di lavoro non soddisfa la previsione del comma5.

Che cosa si rischia

Il quadro sanzionatorio è nell’articolo 55 del decreto legislativo81/2008, dedicato alle sanzioni a carico del datore di lavoro e del dirigente,e va letto con precisione perché non tutti i commi dell’articolo 35 sonorichiamati.

Il comma 5 dell’articolo 55 sanziona la violazione del comma 4dell’articolo 35 con un’ammenda, quindi con una sanzione penale di naturacontravvenzionale. Sanziona poi con sanzione amministrativa pecuniaria laviolazione del comma 2, cioè la mancata trattazione dei contenuti obbligatori,e quella del comma 5, cioè la mancata redazione del verbale. I commi 1 e 3dell’articolo 35 non sono invece oggetto di una previsione sanzionatoriaespressa.

Questo significa che la pura mancata indizione della riunione annuale nonha una sanzione che la colpisca per nome. Nella pratica, però, chi non tiene lariunione non sottopone ai partecipanti i contenuti del comma 2 e non redige ilverbale del comma 5, e quelle due omissioni sono sanzionate. Sul punto laletteratura professionale non è allineata: diverse fonti divulgativeattribuiscono l’ammenda alla mancata convocazione annuale, mentre il testo dilegge richiama il comma 4 e non il comma 1. Trattandosi in parte di normapenale, e quindi di stretta interpretazione, conviene attenersi al datoletterale.

Le due nature vanno tenute distinte: l’ammenda è penale, con ilmeccanismo di prescrizione del decreto legislativo 758/1994, mentre la sanzioneamministrativa pecuniaria segue il percorso della diffida. Gli importi sirivalutano ogni cinque anni, quindi non ha senso riportarli qui: vannoverificati alla data in cui servono. Quello che conta è che la provadell’adempimento è documentale: o il verbale c’è, o non c’è.

Al di là della sanzione c’è un profilo di responsabilità più ampio. Incaso di infortunio grave, l’assenza della riunione o un verbale privo dicontenuto vengono letti come indicatori di un sistema di prevenzione gestito inmodo formale. Un verbale che documenta la rilevazione di un problema e l’azionecorrettiva adottata è invece un elemento a favore dell’azienda.

Domande frequenti (FAQ)

Ogni quanto va fatta la riunione periodica sullasicurezza?

Almeno una volta all’anno nelle aziende e unità produttive con più diquindici lavoratori. Non esistono interpelli o circolari che chiariscano se ilriferimento sia l’anno solare o l’intervallo di dodici mesi: la scelta prudenteè non superare i dodici mesi tra una riunione e la successiva.

La riunione periodica è obbligatoria fino a 15lavoratori?

No, non su base annuale. Il rappresentante dei lavoratori per lasicurezza può però chiederne la convocazione, nelle ipotesi previstedall’articolo 35. La norma parla di lavoratori nell’accezione ampiadell’articolo 2 del Testo Unico, non di dipendenti.

Chi convoca la riunione periodica?

Il datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione eprotezione. L’articolo 35 non prescrive la forma della convocazione, maconviene farla per iscritto e con un mezzo che lasci prova dell’invio.

Il medico competente deve partecipare alla riunioneperiodica?

Sì, quando è nominato. La formula della norma è “ove nominato”:se in azienda non c’è obbligo di sorveglianza sanitaria e quindi non è statonominato, la riunione si tiene senza di lui.

Cosa succede se il rappresentante dei lavoratoriper la sicurezza non si presenta?

La riunione può essere tenuta comunque. Nel verbale vanno documentate laconvocazione inviata, la data e l’assenza: quello che il datore di lavoro devepoter dimostrare è di aver convocato, non di aver ottenuto la presenza.

La riunione periodica si può fare invideoconferenza?

La norma non lo disciplina. La prassi la considera ammissibile se sonogarantite l’identificazione dei partecipanti, la possibilità di intervenire edi visionare i documenti, e la redazione del verbale. Trattandosi di unalettura interpretativa, conviene documentare con cura le modalità adottate.

Il verbale della riunione periodica è obbligatorio?

Sì. Il comma 5 dell’articolo 35 prevede espressamente che della riunionesia redatto un verbale, che resta a disposizione dei partecipanti per laconsultazione.

Cosa deve contenere il verbale della riunioneperiodica?

Oltre ai dati identificativi e all’elenco di presenti e assenti, latrattazione dei quattro punti del comma 2. È buona pratica aggiungere le azionidecise con responsabile e termine, e la verifica di quelle decise l’annoprecedente.

La riunione periodica va fatta per ogni sede?

Dove più stabilimenti hanno autonomia finanziaria e tecnico-funzionale esuperano singolarmente la soglia dei quindici lavoratori, l’impostazione piùsolida è articolare la riunione per unità produttiva, perché rischi e andamentoinfortunistico differiscono da sede a sede.

Quali sanzioni sono previste per la riunioneperiodica?

L’articolo 55, comma 5, del decreto legislativo 81/2008 punisce conammenda la violazione del comma 4 dell’articolo 35, e con sanzioneamministrativa pecuniaria la violazione del comma 2, cioè la mancatatrattazione dei contenuti obbligatori, e del comma 5, cioè la mancata redazionedel verbale. I commi 1 e 3 non hanno una sanzione espressa. Gli importi sonosoggetti a rivalutazione periodica e vanno verificati sul testo aggiornato.

Verona e provincia: un appuntamento da mettere incalendario adesso

I dati locali danno la misura di quanto questo tavolo sia poco formale.

Secondo l’elaborazione dell’Osservatorio sicurezza sul lavoro e ambientedi Vega Engineering, aggiornata al 31 luglio 2026, la provincia di Verona haregistrato nei primi sette mesi del 2026 il numero più alto di denunce diinfortunio tra le province venete, con 8.672 denunce. Il primato in valoreassoluto riflette però in larga parte la dimensione della base occupazionale:in termini di incidenza per milione di occupati Verona si colloca tra i valoripiù bassi della regione. Sul fronte dei decessi il quadro migliora rispettoall’anno precedente, con dieci casi complessivi di cui sette in occasione dilavoro, contro i sedici dello stesso periodo del 2025, mentre il Veneto nel suoinsieme va in direzione opposta, con 66 vittime e una crescita del 4,8 per cento.Sono elaborazioni su dati provvisori, che possono differire da altrerilevazioni a seconda dei criteri di conteggio.

Sul piano nazionale i dati INAIL dei primi sette mesi del 2026 indicano256.471 denunce di infortunio in occasione di lavoro al netto degli studenti,in crescita del 4,9 per cento, e 422 denunce con esito mortale in occasione dilavoro, in calo del 2,3 per cento. Comprendendo gli infortuni in itinere e glistudenti, il totale delle denunce sale a 368.085 e quello dei casi mortali a595. Le malattie professionali denunciate sono 69.796, in aumento del 16,6 percento. Anche questi sono dati provvisori.

Il tessuto produttivo veronese comprende numerose imprese sopra la sogliadei quindici lavoratori: l’agroalimentare e il vitivinicolo della Valpolicella,della Valpantena e del Soave, la logistica del Quadrante Europa, il marmo dellaValpolicella e della Lessinia, la manifattura del basso veronese, lalavorazione del legno, l’edilizia. Sono aziende in cui la stagionalità conta:chi lavora sulla vendemmia o sui picchi logistici di fine anno ha ritmi cherendono difficile trovare una data in autunno inoltrato. Ragione in più perfissarla adesso.

E non serve un mese di preparazione. Servono i dati infortunisticidell’anno, il bilancio anonimo collettivo della sorveglianza sanitaria che ilmedico competente può preparare in pochi giorni, lo stato della formazione el’elenco delle azioni decise l’anno scorso. Con quel materiale una riunioneseria dura un’ora e mezza e produce un verbale che vale qualcosa.

Come medico competente che opera a Verona e in provincia, parteciporegolarmente alle riunioni periodiche delle aziende seguite e preparo perquell’occasione il quadro anonimo collettivo della sorveglianza sanitaria, conle tendenze che emergono dai giudizi di idoneità e le indicazioni che nederivano per il documento di valutazione dei rischi. Per organizzare lariunione periodica della propria azienda, o per confrontarsi su come impostarei contenuti sanitari, è possibile contattare lo studio.